Machteld de Rijcke Business Consultant 12 mei 2020

Blog: Succes met automatiseren

Tijd is geld en daarom zoeken veel bedrijven naar manieren om tijd te besparen. Naar automatisering grijpen is een veelgebruikte aanpak. In deze blogserie kijken we wat automatisering eigenlijk is, waarom je er iets mee moet (toch?) en welke resultaten je kan behalen.  

 

Wat is automatisering 

Iedereen is ervan overtuigd dat een bedrijf kantoorautomatisering nodig heeft. We zijn op zoek naar IT- en bedrijfsoplossingen, maar waarom eigenlijk? Laten we, voordat we daarnaar gaan kijken, definiëren wat we onder automatiseren verstaan. In onze Simplr context betekend het dat we 1) een proces analyseren, 2) kijken waar handmatige/menselijke stappen worden uitgevoerd om daarna te kijken waar we 3) met een procesverbetering de afhankelijkheid van mensen en hun interacties kunnen reduceren. Of plat gezegd: we laten een computer het werk doen in plaats van het zelf te doen.  

 

Waarom zou je willen automatiseren? 

Redenen om te automatiseren zijn er in overvloed, hieronder zoom ik in op een aantal van de meest gangbare aspecten. Gekenmerkt doordat ze voor ondernemers altijd in een bepaalde vorm winst opleveren.  

 

Automatiseren is vaak goedkoper 

Hoewel het op de korte termijn een investering in tijd en geld vraagt om een proces te automatiseren, is het op de lange termijn vaak voordelig. Dit vraagt soms wel wat durf, maar uiteindelijke verdien je het weer terug.  

De eerste winst die te behalen valt is door het maken van een goede proces omschrijving. Het opstellen van een definitie, meten en analyseren wat er gebeurt zorgt vaak al voor een besparing voordat het woord automatisering nog maar gevallen is. In veel processen valt te fine-tunen en dat levert winst op. Wij helpen je op basis van meerdere indicatoren om te berekenen wat de terugverdientijd is.  

 

Fouten voorkomen 

Foutreductie is een resultaat dat veelal geboekt wordt met automatisering. Je computer kan processen sneller dan jij doorlopen en doet dat zonder fouten te maken.  Een computer vergeet echt de drie niet "mee te nemen" wanneer twee grote getallen gedeeld moeten worden, waar jij dat met een staartdeling misschien wel doet. Maar ook als je 500 afbeeldingen correct moet nummeren: wanneer je dat met de hand doet is er best een kans dat je na 312 per ongeluk door gaat naar 315, omdat je moe wordt.

Automatiseren betekent dat je naar je proces in zijn geheel gaat kijken. Jij bent 1 van de radars in een heel proces; door automatiseren verhoog je de kwaliteit en snelheid vanaf input (in/externe klant) tot en met de output (in/externe klant) . 

 

“Een goed geautomatiseerd proces geeft altijd goede resultaten!” 

 

Automatische processen lopen terwijl jij slaapt 

Zoals ik hierboven al zei, jij wordt op den duur moe van repeterend werk. Je computer niet, die gaat gewoon door, en door en door. Zelfs als jij slaapt. Je kent de "geld verdienen terwijl je slaapt" commercials wel. Die onzin gaan we je bij SIMPLR niet verkopen, maar in de kern zit een waarheid die wij wel toepassen. Als jij een bedrijfsproces door kan laten lopen, bijvoorbeeld een bestelproces op je website, dan stopt je business niet wanneer jij dat even wel doet.  

 

Energie  

Repeterend werk heeft nog een nadeel en dat is dat je nogal wat energie verliest op steeds.. opnieuw.. hetzelfde.. ding.. te moeten… doen. Zit er weinig uitdaging in het werk, dan is de kans groot dat je gigantisch verveeld raakt en geen zin meer hebt in ander, leuker werk. Door (delen van) processen te automatiseren, hou je zelf meer tijd, aandacht, focus en energie over voor zaken die meer energie geven. Het geeft ruimte om na te denken over innovatie, over creatieve oplossingen terwijl het operationele werk gewoon door blijft lopen op de achtergrond. Alles wordt geregeld. Je kunt je richten op datgene wat waarde toevoegt in plaats van te controleren/na jagen etc. Wij helpen je geënthousiasmeerd te geraken door de klant centraal te zetten, in plaats van het proces.  

 

Wat kan ik automatiseren? 

Je kunt veel meer automatiseren dan je denkt! Niemand wil natuurlijk geloven dat hun baan geautomatiseerd kan worden. Maar, waarschijnlijk is dat wel zo. Is dat erg? Wij denken van niet. Verwacht jij dat dat een piloot de hele vlucht de controle heeft over het vliegtuig en de vlucht?  

In ieder geval, wat je daar ook van vindt, hier is de positieve kant: dit betekent dat je nu waarschijnlijk al veel van je werk kan automatiseren. Dankzij allerlei apps, web-diensten, handige programma’s en leuke tools kun je superveel dingen volledig automatisch laten verlopen binnen jouw werkveld. Kijk daarom ook in je eigen werk wat je nu nog zelf doet, terwijl het eigenlijk automatisch zou kunnen. Denk daarbij aan wat je ervoor terug krijgt; ruimte voor verbetering, uitdaging en innovatie! 

 

Advies nodig?

Simplr-IT

De Zelling 8

3342GS  Hendrik-Ido-Ambacht

078-6811500

info@simplr-it.nl